Nuværende eller tidligere Shell-medarbejder, kontraktansat eller pårørende
Information til personer, der er eller har været ansatte, praktikanter eller kontraktansatte samt pårørende til Shell-medarbejdere.
-
Hvad dækker denne meddelelse om databeskyttelse?
Enhver person i Shell-koncernen (”Shell” eller ”vi”) er ansvarlig for beskyttelse af personoplysninger om hinanden og om vores kunder, samarbejdspartnere og leverandører.
Denne meddelelse om databeskyttelse giver information om de personoplysninger, der behandles af Shell i forhold til personer, der er eller har været ansatte, praktikanter eller kontraktansatte i samt er pårørende til ansatte i Shell-koncernen ("Shell-ansatte"). For Shell-ansatte, der også er detailkunder eller brugere af en Shell-app eller et Shell-websted i en anden egenskab end som Shell-ansat , henvises til de relevante meddelelser om databeskyttelse på www.shell.com. For personer, der ansøger om at komme til at arbejde for Shell, eller som deltager i et rekrutteringsarrangement, eller som foretager en ansættelsestest hos Shell, henvises til Meddelelse om databeskyttelse – Rekruttering på www.shell.com/careers.
Denne meddelelse om databeskyttelse er til enhver tid underlagt gældende lokal lov.
Denne meddelelse om databeskyttelse forklarer, hvilke personoplysninger der behandles, med hvilke formål, hvor længe vi beholder personoplysningerne, hvordan du kan få indsigt i og opdatere dine personoplysninger, og hvor du kan henvende dig for at få yderligere oplysninger.
Ligesom denne meddelelse om databeskyttelse forklarer andre meddelelser om databeskyttelse, hvordan vi behandler personoplysninger i forbindelse særlige HR-procedurer (som f.eks. programmerne Open Resourcing, OneHealth IT og International Mobility), samt lokale meddelelser om databeskyttelse i de lande, hvor vi driver virksomhed, således at de afspejler lokal praksis og lokale retlige krav.
-
Hvilke personoplysninger behandler vi?
Vi behandler de personoplysninger, der er nødvendige for at administrere ansættelsesforholdet, for at antage kontraktansatte og praktikanter og for at sørge for ydelser til visse pårørende til Shell-medarbejdere.
Dette omfatter personlige hjemmekontaktoplysninger, fødselsdato, civilstand, lønudbetalings- og bankoplysninger, oplysninger om løn og andre ydelser, herunder modtagerinformation, nødkontaktpersoner, oplysninger om arbejdspræstationer og andre oplysninger, der er nødvendige for at administrere et ansættelsesforhold, at antage kontraktansatte og for at sørge for ydelser til visse pårørende til Shell-medarbejdere (f.eks. de pårørende, der ledsager en Shell-medarbejder under en udstationering).
Følsomme personoplysninger
Vi behandler nogle særlige kategorier af personoplysninger ("følsomme personoplysninger"), f.eks. data vedrørende en persons helbred, race eller etnisk oprindelse, religiøs eller filosofisk overbevisning, seksuel orientering, politisk anskuelse, medlemskab af en fagforening, men kun hvis det er nødvendigt af hensyn til overholdelse af arbejds- og sociallovgivningen, når det er nødvendigt for at sørge for arbejdsmedicinsk rådgivning og støtte, for at beskytte en persons interesser (f.eks. i en nødsituation), såfremt det er nødvendigt af hensyn til folkesundheden, eller hvor personen har givet sit udtrykkelige samtykke.
-
Med hvilket formål behandler vi dine personoplysninger?
Vi vil kunne behandle dine personoplysninger:
- for at opfylde vores forpligtelser til at overholde lokale love og regler,
- af hensyn til legitime forretningsmæssige interesser (f.eks. administration af arbejdspræstationer for at sikre, at vi har kvalificerede og kompetente medarbejdere, eller af sundheds- og sikkerhedsmæssige hensyn for at sikre, at kun godkendte personer kan få adgang til visse steder eller aktiver), eller
- hvis vi har dit udtrykkelige samtykke.
Bemærk, at Shell som generelt princip ikke søger eller er afhængig af Shell-personalets samtykke til behandling af personoplysninger. Der er dog visse snævre tilfælde, hvor der kræves samtykke, f.eks. hvis det er krævet ifølge lokal lovgivning, herunder i forbindelse med behandling af såkaldte ”følsomme” personoplysninger.
Personoplysninger, der udbedes fra Shell-personalet, er begrænset til det nødvendige minimum med henblik på at opfylde juridiske og/eller aftalemæssige krav og med henblik på at give mulighed for at deltage i programmer eller til at præstere en ydelse. Manglende afgivelse af de udbedte oplysninger vil kunne få negativ indflydelse på din mulighed for at forblive i ansættelse, som praktikant eller som kontraktansat eller at deltage i et program eller modtage ekstra goder.
I de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på samtykke, og i overensstemmelse med lokal lov, der måtte fastsætte andet, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette vil ikke påvirke gyldigheden af behandlingen forud for tilbagetrækningen af samtykket. Tilbagetrækning af samtykke vil imidlertid kunne få negativ indflydelse på din mulighed for at forblive som ansat eller på anden måde tilknyttet eller at deltage i et program eller modtage ekstra goder.
-
Overvågning
Alle aktiviteter på Shells it-udstyr, og/eller når der er tilslutning til Shells it-netværk, kan overvåges med legitime forretningsformål. For yderligere oplysninger henvises til retningslinjerne om personlig brug http://sww.shell.com/it/irm/legalandregulatory/personal_use.html.
Alle Shell-ansatte modtager en badge, der gør det muligt for Shell at registrere datoen, klokkeslættet og adgangspunkter, hvor personer får adgang til Shells lokaliteter og aktiver. Dataene fra adgangs- og sikkerhedssystemerne anvendes:
- til sundheds-, sikkerheds- og sikringsformål, særligt beskyttelse af Shells aktiver, Shells personale og besøgende i lokaliteterne,
- til overholdelse af lovgivningsmæssige og administrative krav, særligt hvor der gælder lovkrav om oplysninger til staten/tilsynsmyndighederne,
- til at holde (samlet) styr på antallet af personer, der kommer ind på og arbejder på en Shell-lokalitet at hensyn til HR- og lokaleplanlægning, og
- kun for så vidt angår kontrahenter (ikke Shell-medarbejdere) bliver dato og klokkeslæt for, hvornår de ankommer til og forlader Shells lokaliteter, anvendt til økonomiforvaltning og kontrol.
De fleste af vores lokaliteter og aktiver er udstyret med kameraer til videoovervågning (CCTV). Hvor overvågningskameraer bruges, bliver de identificeret. Overvågningskameraer bruges til sundheds-, sikkerheds- og sikringsformål, særligt beskyttelse af Shells aktiver, Shells personale og besøgende i Shells lokaliteter. Alle billeder slettes regelmæssigt, medmindre der har været en sikkerheds-, sundheds- eller sikringsepisode, mistanke om eller stedfunden kriminel aktivitet, i hvilket tilfælde de vil kunne blive set af interne Shell-efterforskningshold og eksternt, hvis dette er juridisk krævet eller tilladt, af retshåndhævende eller andre offentlige myndigheder.
-
Screening
Med henblik på at overholde juridiske og administrative forpligtelser, at beskytte Shells aktiver og medarbejdere/kontraktansatte og navnlig for at sikre, at Shell kan overholde lovgivning og andre regler om handelskontrol, hvidvask af penge og/eller bestikkelse og korruption, gennemfører vi kontroller af alle ansatte og kontraktansatte med jævne mellemrum. Denne screening sker op mod sanktionslister, der er offentligt tilgængelige eller udstedt af offentlige myndigheder, og den sammenholdes med oplysninger om dig, som Shell ligger inde med (f.eks. fra registeret om interessekonflikter – se her for mere information). Personoplysninger indsamlet gennem screeningen fører ikke til en automatisk afgørelse vedrørende egnethed til fortsat ansættelse, praktikanttjeneste eller antagelse som kontraktansat.
-
Hvem er ansvarlig for indsamlede personoplysninger?
Shell International BV sammen med dit ansættende selskab (eller for så vidt angår pårørende, det ansættende selskab for Shell-medarbejderen) enten alene eller sammen med dets afdelinger inden for Shell-koncernen.
For så vidt angår individuelle kontraktansatte – det selskab i Shell-koncernen, der har indgået aftale om din tjenesteydelser alene eller sammen med dets afdelinger i Shell-koncernen og dit eksterne kontraherende/ansættende selskab/agentur.
-
Hvem videregiver vi personoplysningerne til?
Dine personoplysninger behandles udelukkende til de formål, der er nævnt ovenfor (eller til et sekundært formål, der er nært forbundet hermed, f.eks. lagring af oplysningerne), og bliver, når det er ubetinget nødvendigt, kun videregivet til:
- Andre selskaber i Shell-koncernen, herunder sådanne, som kan være placeret uden for din lokalitet og Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde ("EØS"),
- Shells godkendte tredjepartsrepræsentanter, serviceudbydere og/eller underleverandører,
- En kompetent offentlig, statslig eller administrativ myndighed eller skattemyndighed, hvor det er nødvendigt for at overholde en retlig eller lovmæssig forpligtelse, som det eller de pågældende Shell-selskab/selskaber er omfattet af, eller i overensstemmelse med det, der er tilladt i henhold til lokal lovgivning.
-
Overførsel af personoplysninger
Når personoplysninger overføres til selskaber inden for Shell-koncernen og/eller godkendte tredjepartsagenter, tjenesteydere og/eller underleverandører, der vil kunne befinde sig på eller uden for din lokalitet (herunder uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde), træffer vi organisatoriske og kontraktmæssige og juridiske foranstaltninger for at sikre, at personoplysningerne udelukkende behandles med ovennævnte formål, og at et passende beskyttelsesniveau er blevet gennemført med henblik på at beskytte personoplysningerne. Disse foranstaltninger omfatter bindende virksomhedsregler for overførsler inden for Shell-koncernen og overførselsordninger godkendt af Europa-Kommissionen for overførsler til tredjeparter i lande, som ikke anses for at have et passende niveau af datasikkerhed, samt eventuelt yderligere lokale retlige krav. Du kan rekvirere et eksemplar af disse ved at kontakte privacy-office-SI@shell.com.
-
Sikring af dine personoplysninger
På grund af Shell-koncernens struktur vil dine personoplysninger og dine pårørendes personoplysninger kunne blive overført til lande uden for din lokalitet. Hvis det sker, vil vi træffe foranstaltninger for at sikre, at dine rettigheder vedrørende personoplysninger og dine pårørendes rettigheder fortsat beskyttes i overensstemmelse med Shells bindende virksomhedsregler og gældende lovgivning.
Vi har indført teknologi og regler med henblik på at beskytte dine personoplysninger mod uautoriseret adgang og uretmæssig brug og vil på passende måde opdatere disse foranstaltninger, efterhånden som ny teknologi bliver tilgængelig.
-
Hvor længe opbevarer I personoplysningerne?
Alle oplysninger, herunder personoplysninger, administreres i overensstemmelse med Shell-koncernens standarder for information og datastyring og slettes forsvarligt, når de ikke længere er nødvendige til et legitimt forretningsmæssigt formål eller juridisk/administrativt formål.
Med nogle undtagelser, der er nødvendige for at overholde lokale lovgivningsmæssige krav:
- opbevares oplysningerne i personalemapper i maksimalt 10 år, efter at din ansættelse er ophørt,
- opbevares information vedrørende pensioner i maksimalt 99 år fra ansættelsens påbegyndelse,
- opbevares alle personlige data, der indsamles som led i screening op mod sanktionslister, der er offentligt tilgængelige eller udstedt af offentlige myndigheder, samt mediekilder, i maksimalt 15 år, efter at de blev indsamlet.
- navnene, dato, klokkeslæt og adgangspunkter for alle personer, der kommer ind på Shell-lokaliteter, opbevares i 3 år fra hver adgang,
- hvis en person blevet afskediget eller har fået sin kontrakt bragt til ophør på grund af en alvorlig forseelse, herunder tilsidesættelse af Shells Life Saving Rules eller tilsidesættelse af Shells adfærdskodeks, opbevares oplysningerne i op til 30 år efter ophøret.
I alle tilfælde kan oplysninger opbevares i a) en længere periode, hvor der er retlige eller administrative grunde til det (i så fald vil de blive slettet, når de ikke længere skal bruges til juridiske eller administrative formål), eller b) en kortere periode, hvor du eller dine pårørende gør indsigelse mod behandlingen personoplysningerne, og der ikke længere er en legitim grund til at beholde dem.
Du kan finde mere information her om Shell-koncernens arkivadministration, herunder lokale variationer:
http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/im/Records/classifyingRecords.html
-
Hvordan kan jeg få indsigt i mine personoplysninger?
Vi forsøger at sørge for, at vores oplysninger om dig så præcise som muligt. Du kan få indsigt i dine personoplysninger, anmode om berigtigelse eller sletning af personoplysninger (men kun, når de ikke længere er nødvendige for et legitimt forretningsmæssigt formål) og anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger bliver begrænset. Personer, der har adgang til HR Online, kan få indsigt i deres personoplysninger gennem:
Alternativt, kan du kontakte din lokale HR-konsulent. Hvis du er kontraktansat, bør du tale med dit eksterne kontraherende/ansættende selskab/agentur.
-
Hvem kan jeg kontakte for mere information.
Du kan finde yderligere oplysninger på startsiden for databeskyttelse:
http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/dp/dp.html
Hvis du har spørgsmål, forespørgsler eller klager vedrørende behandlingen af dine personoplysninger, bedes du kontakte os på Privacy-Office-SI@shell.com eller Shell-koncernens ledende databeskyttelsesrådgiver hos Shell International B.V. The Hague, Nederlandene – Handelsregisternr. 27155369 Postadresse: PO Box 162, 2501 AN, Haag.
Hvis du er utilfreds med Shells behandling af dine personoplysninger, har du ret til at indgive en klage til dit eget datatilsyn eller til det hollandske datatilsyn, hvis adresse er Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Den Haag, Holland. Besøg https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en for mere information.
Der henvises til lokale meddelelser om databeskyttelse med hensyn til oplysninger om den lokale databeskyttelsesrådgiver (hvis der er en sådan) samt med hensyn til oplysninger om dit lokale datatilsyn. Alternativt kan du i givet fald efter anmodning omgående få konktaktoplysningerne ved at kontakte Privacy-Office-SI@shell.com.
-
Ændringer til denne meddelelse om databeskyttelse
Denne meddelelse om databeskyttelse vil kunne ændres med tiden. Denne meddelelse om databeskyttelse blev sidst opdateret den 1. januar 2018.